Us presento un llistat de possibles aspectes, que he relacionat a partir del que m’he trobat al llarg del temps, que tenen a veure amb perquè no funcionen les reunions a algunes organitzacions.
Al final han sortit 16 variables, a veure si, amb el vostre ajut, puc completar la col·le...
1. Donar per suposada la comprensió dels objectius: S’ha d’insistir en aclarir els objectius de la reunió. Si cal, fins i tot, s’han de llegir en veu alta. No fer-ho no ens assegura que tothom estigui pel mateix o sàpiga perquè és a la reunió o quines expectatives recauen en la seva presència.
2. Parlar de tot: A una reunió sobre serveis, pressupost o estratègia no hi cap parlar de les vacances, per exemple. Deixar l’ordre del dia obert és un error. Com en la vida quotidiana, no podem passar eficaçment d’un tema a un altre. Reivindiquem escenaris diferents per a temes diferents.
3. Manca d’orientació a resultats: Moltes reunions no estan orientades a obtenir-ne res. Procurem extreure’n i formalitzar, encara que sigui, tres conclusions de cadascuna d’elles.
4. Manca d’informació (indicadors, dades generals): Abunden les reunions d’informació o presa de decisions on els participants no disposen de la informació, o cadascú s’aixeca i surt repetides vegades cada cop que troba a faltar alguna dada. Preparar-se la reunió, assegurar la informació i fer fotocopies per a tothom li dóna seriositat i contribueix a optimitzar el temps.
5. Manca d’una conducció clara: No hi ha ningú que controli el temps, doni la paraula, promogui la participació, prepari els materials, etc.
6. Manca d’habilitats de dinamització d’equips: En aquest cas sí que hi ha un conductor/a de la reunió però no en té ni idea de fomentar la participació, o desviar una discussió a dos o, senzillament, de no avorrir...
7. Abús en l'ús de la paraula: Aquest aspecte està relacionat amb els dos anteriors. Els monòlegs comporten un poc aprofitament del capital divers present a la reunió.
8. Discussions entre persones: La reunió transcórrer com un partit de tenis entre dos dels assistents, amb la resta expectant i badallant...
9. No formalització de conclusions, compromisos: Els acords o les responsabilitats adquirides no s’escriuen i queden en l’àmbit de la memòria (o del mite?).
10. No respectar l’hora de començament o acabament: Un clàssic que no permet organitzar l’agenda, disposar del teu temps i que, tard o d'hora, acaba amb la tendència a reunir-se a l’organització.
11. Arribar tard: Un altre clàssic...Arribar tard a un esdeveniment és un símbol clar de la importància que l’esdeveniment té per a la persona. Crec que això és universal i, conscientment o inconscientment, ho apliquem a qualsevol situació. O no?
12. No aïllar la reunió (trucades, interrupcions, entrades i sortides, etc.): Cal comentar-ho?
13. No blindar el temps previst de reunions per part dels participants: No es disposa del temps previst per a la reunió, normalment s’ha de marxar abans... amb la qual cosa... Cal controlar les convocatòries i cal preveure possibles desplaçaments abans o després per poder aprofitar l’escenari que brinda la reunió en la seva totalitat.
14. No recollir totes les aportacions: El conductor/a no recull les diferents aportacions, la informació es perd o potser tan sols es perd la informació aportada per algú...humm... poc tacte...
15. No preveure el lloc de la reunió: Patètica la imatge d’un grup cercant un lloc per reunir-se. Aquest aspecte denota manca de preparació, improvisació, manca d’importància per la reunió i manca de consideració pels presents...un mal començament.
16. Desqualificació de les reunions a la cultura corporativa: A l’organització, estar reunit ve a ser sinònim d’estar perdent el temps. O, el que és el mateix, estar reunit no és estar fent feina, les reunions es fan quan no apreta el dia a dia... Normalment, a aquestes organitzacions, coincideixen els 15 aspectes anteriors.
