Us presento un llistat de possibles aspectes, que he relacionat a partir del que m’he trobat al llarg del temps, que tenen a veure amb perquè no funcionen les reunions a algunes organitzacions.
Al final han sortit 16 variables, a veure si, amb el vostre ajut, puc completar la col·le...
1. Donar per suposada la comprensió dels objectius: S’ha d’insistir en aclarir els objectius de la reunió. Si cal, fins i tot, s’han de llegir en veu alta. No fer-ho no ens assegura que tothom estigui pel mateix o sàpiga perquè és a la reunió o quines expectatives recauen en la seva presència.
2. Parlar de tot: A una reunió sobre serveis, pressupost o estratègia no hi cap parlar de les vacances, per exemple. Deixar l’ordre del dia obert és un error. Com en la vida quotidiana, no podem passar eficaçment d’un tema a un altre. Reivindiquem escenaris diferents per a temes diferents.
3. Manca d’orientació a resultats: Moltes reunions no estan orientades a obtenir-ne res. Procurem extreure’n i formalitzar, encara que sigui, tres conclusions de cadascuna d’elles.
4. Manca d’informació (indicadors, dades generals): Abunden les reunions d’informació o presa de decisions on els participants no disposen de la informació, o cadascú s’aixeca i surt repetides vegades cada cop que troba a faltar alguna dada. Preparar-se la reunió, assegurar la informació i fer fotocopies per a tothom li dóna seriositat i contribueix a optimitzar el temps.
5. Manca d’una conducció clara: No hi ha ningú que controli el temps, doni la paraula, promogui la participació, prepari els materials, etc.
6. Manca d’habilitats de dinamització d’equips: En aquest cas sí que hi ha un conductor/a de la reunió però no en té ni idea de fomentar la participació, o desviar una discussió a dos o, senzillament, de no avorrir...
7. Abús en l'ús de la paraula: Aquest aspecte està relacionat amb els dos anteriors. Els monòlegs comporten un poc aprofitament del capital divers present a la reunió.
8. Discussions entre persones: La reunió transcórrer com un partit de tenis entre dos dels assistents, amb la resta expectant i badallant...
9. No formalització de conclusions, compromisos: Els acords o les responsabilitats adquirides no s’escriuen i queden en l’àmbit de la memòria (o del mite?).
10. No respectar l’hora de començament o acabament: Un clàssic que no permet organitzar l’agenda, disposar del teu temps i que, tard o d'hora, acaba amb la tendència a reunir-se a l’organització.
11. Arribar tard: Un altre clàssic...Arribar tard a un esdeveniment és un símbol clar de la importància que l’esdeveniment té per a la persona. Crec que això és universal i, conscientment o inconscientment, ho apliquem a qualsevol situació. O no?
12. No aïllar la reunió (trucades, interrupcions, entrades i sortides, etc.): Cal comentar-ho?
13. No blindar el temps previst de reunions per part dels participants: No es disposa del temps previst per a la reunió, normalment s’ha de marxar abans... amb la qual cosa... Cal controlar les convocatòries i cal preveure possibles desplaçaments abans o després per poder aprofitar l’escenari que brinda la reunió en la seva totalitat.
14. No recollir totes les aportacions: El conductor/a no recull les diferents aportacions, la informació es perd o potser tan sols es perd la informació aportada per algú...humm... poc tacte...
15. No preveure el lloc de la reunió: Patètica la imatge d’un grup cercant un lloc per reunir-se. Aquest aspecte denota manca de preparació, improvisació, manca d’importància per la reunió i manca de consideració pels presents...un mal començament.
16. Desqualificació de les reunions a la cultura corporativa: A l’organització, estar reunit ve a ser sinònim d’estar perdent el temps. O, el que és el mateix, estar reunit no és estar fent feina, les reunions es fan quan no apreta el dia a dia... Normalment, a aquestes organitzacions, coincideixen els 15 aspectes anteriors.
En algún moment ha sorgit en els grups comentaris al voltant dels equips de treball. Aprofito aquest espai de fer unes anotacions vers aquest tema que no està tan relacionat amb el control de gestió com per fer-ho a l'aula.
